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Saca el mejor provecho de la juntas de trabajo

Saca el mejor provecho de la juntas de trabajo. No es fácil liderar una junta de trabajo, aquí unos tips para que sea más productivo.

1.- Especifica el objetivo

Debes tener en claro el objetivo de la reunión y su relevancia; ¿ lluvia de ideas ,decidir, exponer o varias a la vez? La junta debe girar sobre el objetivo e ir directo a él.

2.- Lleva una agenda con los puntos a tratar

Una guía simple , pero definida, la cual debe contener: objetivo, expectativas, temas a tratar y tiempos específicos . Distribúyela antes de la reunión para que los asistentes lleguen preparados.

3.- Sé puntual

Comienza la junta a la hora exacta. La duración ideal para una junta de trabajo es de 30 a 60 minutos y los mejores horarios son entre las 09:00 y 12:00 del día.

4.- Quita distracciones

Pide a los asistentes que apaguen su celular, no lleven laptops (si no es necesario) y que no entren con comida. Lo ideal es tener sólo una libreta de apuntes y una pluma.

5.- Sé claro y directo

Evita la retórica, monólogos o protagonismo. Esto no significa que no seas dinámico; puedes iniciar con alguna anécdota para romper el hielo y bajar el estrés.

6.- Sirve de guía

Céntrate en el tema, debes hacer que los participantes no se desvíen del tema . Puedes aplicar frases como, “Interesante pero debemos centrarnos en…” o “Buen aporte pero el objetivo es…”

7.- Marca responsabilidades equitativas y concretas

Sé claro, directo y honesto con las responsabilidades; determina el plan de acción y el tiempo en que deberán ser ejecutadas. Esto ayudará a que todos sepan los siguientes pasos y prioridades.

8.- Da tiempo para comentarios o dudas

Dales oportunidad de expresarse; debes escuchar con atención y tomar en cuenta todos los comentarios.

9.- Realiza una minuta de trabajo

Tener un documento de lo tratado en una junta le da formalidad, además de ser una bitácora para seguimientos de las responsabilidades. Deberás mandarla máximo 24 horas después de la reunión.

10.- Da Seguimiento

Debes estar pendiente del cumplimiento de las tareas asignadas y dar asesoría en caso de alguna traba. También puedes mantener al grupo informado sobre los avances de los acuerdos de la junta.

Recuerda: Las juntas de trabajo efectivas son resultado de un buen liderazgo.

Gloria Cano

Director operaciones, Rekursos®

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